Klachtenregeling

Wat als grenzen herhaaldelijk worden overschreden en samen oplossen niet meer lukt?

Soms ontstaan situaties die voor één of meerdere medewerkers onhoudbaar zijn. Ondanks gesprekken met collega’s, een leidinggevende of een vertrouwenspersoon komt er geen oplossing. Juist dan is het belangrijk dat een organisatie een duidelijke en zorgvuldige mogelijkheid biedt om een formele klacht in te dienen.

Een klachtenprocedure zorgt voor duidelijkheid en structuur. De klacht wordt voorgelegd aan een onafhankelijke klachtencommissie, die beoordeelt of de klacht gegrond of ongegrond is. Dat oordeel heeft grote impact, voor zowel de melder als de betrokken medewerker. Daarom is een objectieve en transparante beoordeling essentieel.

Om dit goed te kunnen doen, werkt een klachtencommissie met een toetsingskader. De klacht wordt getoetst aan wet- en regelgeving en aan interne afspraken, zoals de gedragscode. Ook de procedure, de vormvereisten en de inhoudelijke stappen liggen vast in de klachtenregeling. Zo weten alle betrokkenen waar zij aan toe zijn en wordt willekeur voorkomen.

Voor HR en beleidsmedewerkers is een heldere klachtenregeling onmisbaar. Het biedt houvast in lastige situaties en laat zien dat klachten serieus en zorgvuldig worden behandeld.

Bent u benieuwd of de klachtenregeling van uw organisatie voldoende steun biedt aan de klachtencommissie? Of zoekt u een goed model om mee te werken? Dan is dit het moment om daar kritisch naar te kijken.