Bij wie kunnen medewerkers terecht als zij zich onveilig voelen, twijfels hebben of vastlopen in hun werk?

Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een veilige en vertrouwelijke plek om vragen of zorgen te bespreken. Dat kan gaan over ongewenst gedrag, hoge werkdruk of integriteitskwesties. Alleen al het feit dat iemand zijn verhaal kwijt kan, maakt vaak een groot verschil. Het helpt om situaties te verhelderen en voorkomt dat problemen blijven doorsudderen.

Niet elke organisatie kan een interne vertrouwenspersoon aanstellen. Soms ontbreekt de capaciteit, is onafhankelijkheid lastig te waarborgen of valt een vertrouwenspersoon tijdelijk uit. Juist dan is het belangrijk dat medewerkers niet zonder ondersteuning komen te staan.

Een externe vertrouwenspersoon kan in zulke situaties uitkomst bieden. Dit is een onafhankelijke professional van buiten de organisatie, met een frisse en neutrale blik. Medewerkers ervaren vaak meer ruimte om vrij te spreken, omdat er geen directe werkrelatie is. Bovendien kunnen externe vertrouwenspersonen flexibel worden ingezet, bijvoorbeeld bij acute situaties, als tijdelijke versterking of als back-up voor een interne vertrouwenspersoon.

Door deze mogelijkheid goed te organiseren, laat je als organisatie zien dat sociale veiligheid serieus wordt genomen. Zo zorg je ervoor dat medewerkers altijd weten waar ze terechtkunnen, juist wanneer het erop aankomt.

Vraag een voorstel aan
Incompany

Stefan werkt al jaren op de financiële afdeling van een zorgorganisatie. Hij houdt zich bezig met het controleren en verwerken van betalingen. Op een dag merkt hij dat er meerdere facturen zijn goedgekeurd voor diensten die helemaal niet zijn geleverd. Wanneer hij verder kijkt, ontdekt hij dat deze goedkeuringen steeds afkomstig zijn van dezelfde leidinggevende.

Stefan voelt dat er iets niet klopt. Hij weet dat integriteit in zijn werk heel belangrijk is en dat fouten of bewuste misbruik grote gevolgen kunnen hebben. Toch durft hij het niet te bespreken met de interne vertrouwenspersoon. Die werkt namelijk nauw samen met dezelfde leidinggevende en heeft regelmatig overleg met hem. Stefan is bang dat zijn melding niet vertrouwelijk blijft of dat er druk op hem wordt gezet om de situatie stil te houden.

Omdat de spanning oploopt en hij niet meer weet wat verstandig is, besluit hij contact te zoeken met de externe vertrouwenspersoon. Daar kan hij in alle rust vertellen wat hij heeft gezien en wat dit met hem doet. De externe vertrouwenspersoon helpt hem zijn zorgen op een rij te zetten, bespreekt welke risico’s er zijn en denkt met hem mee over welke stappen hij wil gaan ondernemen. Voor het eerst heeft Stefan het gevoel dat hij wordt gehoord, zonder dat iemands belangen in de weg staan.

Een mogelijke valkuil van werken met een externe vertrouwenspersoon is dat medewerkers soms een hogere drempel ervaren om contact op te nemen. Omdat de vertrouwenspersoon niet op de werkvloer aanwezig is, voelt de stap om hulp te zoeken groter. Medewerkers kunnen het idee hebben dat hun verhaal “te klein” is voor een extern persoon, of dat het contact te formeel wordt. Hierdoor kan de spanning juist verder oplopen. Ook leidinggevenden kunnen de rol van de externe vertrouwenspersoon verkeerd inschatten en denken dat deze er vooral is om problemen op te lossen. Maar de externe vertrouwenspersoon is er in de eerste plaats om te luisteren, te ondersteunen en medewerkers te helpen hun eigen keuzes te maken. Als deze rol wordt verward met een bemiddelaar of adviseur voor het management, ontstaat snel ruis.

Maak duidelijk dat de externe vertrouwenspersoon er is voor iedereen, voor grote én kleine zorgen. Door dit actief te communiceren binnen de organisatie wordt de drempel om contact op te nemen lager. Het helpt ook wanneer medewerkers weten dat gesprekken altijd vertrouwelijk zijn en dat zij zelf bepalen wat er verder met hun verhaal gebeurt. Wanneer deze boodschap helder en zichtbaar blijft, ontstaat een cultuur waarin medewerkers eerder hulp durven zoeken en problemen sneller bespreekbaar worden. Zo draagt de externe vertrouwenspersoon bij aan een veilige en open werkomgeving.

Vraag een voorstel aan

In welke dienst(en) ben je geïnteresseerd?

    Dhr.Mevr.X

    Betreft:

    Schrijf je in voor onze nieuwsbrief