Een klachtenregeling volgens de norm van de Arbeidsinspectie
Ongewenst gedrag op de werkvloer – zoals intimidatie, discriminatie, pesten of seksuele intimidatie – vraagt om een zorgvuldige en duidelijke aanpak. De Arbeidsinspectie ziet hier actief op toe. Maar waar wordt nu precies op getoetst? En wat betekent dit concreet voor werkgevers? In deze blog zetten we de belangrijkste aandachtspunten op een rij.
Werkinstructie Intern Ongewenst Gedrag:
De Arbeidsinspectie beoordeelt hoe organisaties omgaan met meldingen en klachten over intern ongewenst gedrag (IOG). Daarbij staat één kernvraag centraal:
Heeft de werkgever een duidelijke en goed ingerichte klachtenregeling voor ongewenst gedrag?
De Arbeidsinspectie stelt duidelijke eisen aan werkgevers als het gaat om het omgaan met ongewenst gedrag binnen de organisatie. Centraal staat dat werknemers zich veilig en gehoord moeten voelen wanneer zij iets willen melden.
Allereerst moet het voor medewerkers altijd mogelijk zijn om een klacht in te dienen. Werknemers moeten erop kunnen vertrouwen dat hun melding serieus wordt genomen en dat hun privacy wordt beschermd. Daarnaast is het van groot belang dat de klachtenregeling helder en transparant is. Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om actief te communiceren hoe het proces werkt. Medewerkers moeten weten hoe zij een klacht kunnen indienen, bij wie zij terecht kunnen en welke stappen vervolgens worden doorlopen. Ook moet duidelijk zijn binnen welke termijnen een klacht wordt behandeld, zodat verwachtingen helder zijn.
Tot slot moet de behandeling van klachten professioneel zijn ingericht. De personen of commissie die verantwoordelijk zijn voor de afhandeling, dienen deskundig te zijn en onafhankelijk te opereren. Zij moeten in staat zijn om onpartijdig te oordelen en zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie.
Op deze manier ontstaat een werkomgeving waarin medewerkers zich veilig voelen om zich uit te spreken en waarin meldingen op een zorgvuldige en eerlijke manier worden behandeld.
Wanneer is er sprake van een overtreding?
De Arbeidsinspectie spreekt van een overtreding in de volgende situaties:
- Als er is geen klachtenregeling aanwezig is
- De regeling onvolledig is of onvoldoende duidelijk
- Als de klachtbehandelaars niet deskundig of onafhankelijk zijn
- Er geen klachtencommissie of klachtbehandelaar is aangesteld
- Als de werknemers niet op de hoogte zijn van de regeling
Kort gezegd: een regeling op papier is niet genoeg – deze moet ook inhoudelijk kloppen én bekend zijn binnen de organisatie.
Klachtencommissie.nl biedt een praktische oplossing
Voor veel organisaties is het een uitdaging om intern te voldoen aan alle eisen rondom onafhankelijkheid en deskundigheid. In dat geval kan een externe partij uitkomst bieden.
Een samenwerking met Klachtencommissie.nl biedt:
- Extern en onafhankelijk: geen interne belangen
- Deskundig: ervaren klachtbehandelaars
- Zorgvuldig proces: conform wet- en regelgeving
- Landelijke dekking: flexibel inzetbaar
- Op afroep beschikbaar tegen scherpe tarieven
Hiermee borg je als werkgever dat klachten over ongewenst gedrag professioneel en volgens de eisen van de Arbeidsinspectie worden behandeld.
Conclusie
De Arbeidsinspectie kijkt scherp naar hoe organisaties omgaan met intern ongewenst gedrag. Een goede klachtenregeling is geen formaliteit, maar een essentieel onderdeel van goed werkgeverschap.
Wil je risico’s voorkomen én vertrouwen creëren binnen je organisatie? Dan is het professioneel inrichten van je klachtenprocedure geen optie, maar een noodzaak.